Visa Schengen ini, benar-benar diperoleh dengan perjuangan :)

Ini adalah satu postingan yang sangat terlambat. Tapi, better late than never hehehehe. Pengumuman beasiswa shortcourse sebenarnya sudah diterima sejak 9 Desember 2013.  Pihak Neso Indonesia, kemudian menghubungi lewat email untuk memastikan persiapan administrasi terkait StuNed Award Letter dan keberangkatan.

Sebagai PNS, saya memiliki pilihan untuk membuat paspor biru/paspor dinas untuk keberangkatan. Secara kebetulan juga, meski belum ada rencana untuk keluar negeri, pada tahun 2012, saya memperpanjang paspor hijau saya di Surabaya. Jadi pada dasarnya, saya bisa memakai paspor hijau atau paspor biru. Pihak Neso tidak mempermasalahkan jenis paspor mana yang digunakan, namun agar tidak terjadi masalah dengan instansi tempat bekerja, Neso menganjurkan untuk mengurus paspor biru. Dan jelas sekali, di PTN, perijinan berlapis harus dilalui.

Kendala yang muncul, secara formal untuk meminta izin dari kampus, saya memerlukan StuNed Award Letter. Sebelum StuNed Award Letter dikirimkan, pihak Neso akan menanyakan via email terkait kondisi terakhir, apakah mungkin sedang sakit/dalam perawatan, hamil dan lain-lain yang memungkinkan kita tidak dapat mengikuti program Short Course sesuai jadwal. StuNed Award Letter akan dikirimkan lewat pos. Surat sampai di tangan saya dua pekan setelah pengumuman. Setelah itu saya harus mengirimkan ulang surat penerimaan beasiswa shortcourse yang telah ditandatangani oleh Pimpinan, dalam hal ini ditandatangani Dekan.


Proses meminta persetujuan Dekan lumayan panjang. Secara formal, saya harus mendapatkan persetujuan dari seluruh personil di Jurusan Ilmu Komputer bahwa kepergian saya selama 3 bulan, tidak akan mengganggu tugas mengajar dan lain-lain. Jadi untuk keperluan tersebut, saya meminta petisi kepada seluruh dosen yang ada di Jurusan Ilmu Komputer ^_^. Awal Januari, persetujuan Dekan berhasil diperoleh, dan saya juga telah mengirimkan pemberitahuan kepada Student Affair ITC, University of Twente, bahwa saya mendapatkan beasiswa StuNed dan keseluruhan biaya shortcourse akan dibayarkan melalui Neso. Pihak Neso kemudian mengirimkan form  Term and Condition yang harus ditandatangani beserta form asuransi yang nantinya akan digunakan untuk membuat visa.

Awal Januari, setelah persetujuan Dekan, disposisi ke PD2, disposisi ke Ka Bag Kepegawaian, disposisi ke Ka Sub Bagnya, hampir sepekan,  setiap hari saya menyambangi Dekanat. Dengan waktu awal shortcourse yang dimulai 20 Januari, harapan tipis sekali jika menggunakan paspor biru/paspor dinas PNS. Mengantongi surat pengantar Dekanat, saya harus mengikuti jalannya surat (mengantar sendiri) ke Pembantu Rektor II, Ka Biro BAAK, Ka Biro Kepegawaian, Ka Bag dan Ka Sub Bag Studi Lanjut plus stafnya hehehe Jangan dikira semuanya selesai dalam satu hari, setiap bagian perlu satu hari untuk sampai ke bagian lain.

Tantangan selanjutnya adalah memastikan surat izin apa yang harus saya kantongi untuk pergi shortcourse. Daaan...belum ada case semacam itu, setidaknya di Unila, yang ditangani oleh Staf Kepegawaian  tersebut dan dibiayai beasiswa oleh pihak luar. Biasanya pelatihan berbulan-bulan dilakukan karena program Hibah atau Project. Dan dengan mengandalkan berbagai browsing, saya berusaha meyakinkan pihak Kepegawaian, bisakah saya pergi tanpa surat tugas belajar, karena short course saya hanya tiga bulan, sedangkan tugas belajar diperuntukkan untuk pelatihan minimal 6 bulan. (Trauma dengan surat tugas belajar saat S2 yang perlu waktu bertahun, baik tugas belajar maupun aktif dari tugas belajar). Akhirnya...pihak kepegawaian Rektorat memutuskan untuk membuat Surat Tugas Rektor dan mengijinkan saya menggunakan paspor hijau (Yeaaayy!!). Proses di Rektorat memakan waktu 1 pekan. Jadi, praktis waktu saya untuk apply visa hanya 10 hari sebelum berangkat.

Untuk mengurus visa Schengen, saya menghubungi mbak Dania di Neso Indonesia, Ada form aplikasi yang harus  diisi dan berikut adalah persyaratan yang harus dilengkapi.

• Passport Asli
• Pasphoto Berwarna dengan ketentuan sbb:  Ukuran Foto : 3.5 X 4.5 cm, Lebar Wajah Maksimal : 2 cm, Panjang Wajah Maksimal : 3 cm, Minimum resolusi : 400 dpi, Latar Belakang Putih. Kalau Anda tidak yakin dengan foto yang dimiliki, di Kedutaan Belanda juga disediakan jasa foto dengan membayar Rp.50.000
• Copy surat penerimaan dari Universitas
• Copy surat kontrak beasiswa (student award letter)
• Copy Ticket Perjalanan (akan dilengkapi oleh Neso)
• Copy Insurance Certificate (awardee meminta soft copy nya ke universitas)
• Copy passport

Tanggal 10 Januari saya ke Jakarta untuk membuat visa di Kedutaan Belanda. Prosesnya harus datang langsung ke Kedutaan karena ada proses pengambilan sidik jari.  Sebelum ke Kedutaan, saya menyempatkan untuk datang ke Kantor Neso di Menara Jamsostek untuk memeriksa berkas kelengkapan lampiran visa dan form isian aplikasi visa. Pada aplikasi visa reguler, biasanya pemohon harus mendaftar dan datang sesuai waktu perjanjian. Berikut adalah link berisi keterangan dan proses untuk visa kunjungan singkat,
         www.indonesia-in.nlembassy.org 

Gedung Kedutaan Belanda di Jakarta

Sampai di Kedutaan Belanda, Satpam sudah mengarahkan dengan menanyakan keperluan dan mengarahkan tempat yang dituju. Ruang tunggu mirip tenda besar tapi kokoh, (note: saya membuat visa saat Jakarta dilanda banjir Januari lalu, jadi sepanjang hari ditemani hujan mulai dari rintik-rintik sampai deras). Karena seharusnya pemohon reguler membuat perjanjian, staf penerima akan menanyakan waktu perjanjian. Saat di Neso Indonesia, mbak Dania sudah menyatakan bahwa pihak Neso Indonesia sudah membuatkan janji dan bisa sepanjang waktu. Jadi, staf penerima memastikan ke petugas lain didalam Kedutaan terlebih dahulu dan ternyata masuk daftar red carpet alias bisa langsung diproses aplikasinya. 

Menunggu selama 10 menit, kemudian pemohon diatur untuk menuju ruangan lain yang berisi loket-loket. Tiap pemohon diberi nomor urut dan dipanggil untuk diambil sidik jari juga diwawancara seputar akan kemana, untuk urusan apa, menginap dimana dan lain-lain. Ajaibnya, ketika giliran saya, begitu melihat map orange yang saya bawa, staf Kedutaan langsung menebak, dari Neso ya mbak? saya hanya mengangguk, dan petugas hampir tidah bertanya banyak hal. Prosesnya hanya sekitar 1 jam, dan kemudian disampaikan bahwa visa bisa diambil keesokan harinya, Alhamdulillah...

Karena masih hujan, amat sangat deras sekali, saya masih duduk di bawah tenda Kedutaan sampai satu jam kemudian, berusaha menghubungi pihak Neso untuk melobby apakah visa bisa diwakilkan untuk pengambilannya. Saya memutuskan pulang ke Lampung pada saat itu karena saya sedang berusaha menyelesaikan seluruh kelas yang saya ampu beserta seluruh project mata kuliah.

Setelah berkali menghubungi mbak Dania tidak berhasil, saya memutuskan menembus hujan ke Menara Jamsostek. Jalan kaki ke halte busway terdekat dan mengambil salah satu jalur ke Kantor Neso. Dua jam kemudian, ternyata baru diperoleh kesimpulan bahwa visa bisa diwakilkan dan akan saya ambil hari Jum'at pekan depannya sebelum keberangkatan ke Belanda. Sampai disini, persiapan administrasi selesai, dan persiapan selanjutnya adalah... memastikan perlengkapan yang dibawa!

Saya sempat mampir ke salah satu Mall mencari thermal coat untuk persiapan berangkat, tapi ternyata tidak ada model yang saya rasa sesuai. Mau ke Mangga dua juga tidak bisa, karena banjir yang tinggi. Akhirnya, saya memutuskan pulang ke Lampung, dan belanja perlengkapannya sehari sebelum berangkat ke Belanda, sembari berdoa, semoga pekan depan, banjirnya surut hehehe. Praktis, 10 Januari itu, saya hanya sehari di Jakarta dan balik lagi ke Lampung pada malam harinya.

See you next posting, cerita saat hunting perlengkapannya lebih seru dan mendebarkan hehe.